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採用イベントを成功させる18のTips【後編】

こんにちは!Coral Capital(以下、Coral)で投資先スタートアップの採用支援をしているTalent Managerの津田です。今回、Coral設立を機会に、過去のイベントを振り返り、【成功する採用イベントを企画するポイント】を以下4フェーズに分類して、まとめています。

  • フェーズ1:課題把握(何が採用課題か?)
  • フェーズ2:解決手段の検討(どうアプローチをすべきか?)
  • フェーズ3:イベントコンセプトの策定(どのようなイベントにすべきか?)
  • フェーズ4:イベントの具体的設計 (効果的なイベントをどう設計するか?)

前回のポストでは、フェーズ1〜3の説明を行い、重点的に取り組むべき採用課題、その課題を解決するために効果的かつ効率的なアプローチ、そしてイベントの具体的なコンセプトについて、明確化してきました。

2回目の今回のポストでは、それを具体的なイベント設計に落とし込んでいく上で、特に重点的に意識すべきことをCoralでの経験を踏まえて、説明していきます。

フェーズ4:イベントの設計(効果的なイベントをどう設計するか?)

◆イベント設計全体を通した心得
8.イベント「当日」は氷山の一角。参加者との継続的な関係性をいかに構築するかが肝。
イベント当日は大変で極めて重要ですが、採用課題解決のためのソリューションとしての採用イベントを考えた時、イベント当日はあくまで氷山の一角です。いかに来て欲しいターゲット層にたくさん集まってもらい、イベント後もしっかり囲い込むことができるかが、イベントの成功を大きく左右します。かける労力をざっくり比率化すると、イベント規模にもよりますが、イベント事前準備+事後フォローが9、イベント当日が1(もしくはそれ以下)といったイメージです。

9.Small Startで検証する
スタートアップにおけるプロダクトづくりと一緒で、まずは小さめなイベントをSmall Startでやってみて、うまくいったこと・うまくいかないことをしっかり学び、うまくいかなかったことについては改善策を立てた上で、本丸となる大きなイベントに繋げることが大事です。

特に、イベント設計経験が少ない場合や、慣れている方でも異なる領域や状況下での経験しかない場合は、Small Startで始めることがより重要になります。

例えばCoralの場合、まずは50名程度のイベントを実施し、そこでの参加者・参加企業からのサーベイ回答や、運営側での反省を踏まえ企画を推敲し、200名規模のイベントに繋げました。

10.限られたリソースで、いかに効果を最大化できるか頭を振り絞る
イベント開催は、たとえ小規模であっても、企画、当日運営、事後フォローと多くの手間がかかります。中規模、大規模となれば、それはさらに拡大します。一方で、同じイベントでも、活用次第で効果を何倍にも高めることができるので、レバレッジを効かせるための施策をしっかり準備することが重要です。

例えばCoralでのイベント企画では、以下のようなことを意識しています:
(1)SNSで参加者や関係者にイベントページをシェアしてもらう
(2)SNSで広告を打つ(参加して欲しいターゲット層にピンポイントで打つ)
(3)イベント当日の様子をSNSでライブ配信する(当日来場できる方の何倍もの人にアプローチできる)
(4)イベントを後日コンテンツ化(ブログ化、動画化など)してSNSで発信する
(5)メディア記者さんを積極的にお招きし、発信してもらう(自社ではリーチできない層にアプローチできる)
*実際はもっとあるので、興味ある方はお茶しましょう!

◆参加者へのアプローチ(イベント実施まで)
11.ターゲット層に刺さる発信をする
せっかくいい内容のイベントを企画しても、ターゲット層に興味関心を持ってもらえないと参加に繋がらないので、彼らに刺さる打ち出し方をしっかりしていく必要があります。

まず、イベントページについては、ターゲット層が日々課題意識を持っていることや、より深く知りたいと思っていることなどについて、彼らに刺さる言葉のチョイスで書いていくことが大事です。職種や業界が違うと、本当に刺さるトレンドの言葉がわからないこともあるので、そういった場合はターゲット層と同じ分野に属している方に壁打ちし、表現を推敲していくのが良いです。そして、イベントの告知についても、ターゲット層が生息しているチャネル(FBグループや、特定のオピニオンリーダーなど)に発信していくことが重要です。ここも同じく、ターゲット層に属する方からのアドバイスが大事です。

12.求める参加者の質に応じて、参加ハードルをあえてあげる
採用イベントや、中長期的に採用に繋げる目的での勉強会の場合、自社や自社関する分野に対する一定レベル以上の興味関心・熱量を持っている方に集まっていただくことが重要なので、あえて参加ハードルを上げに行くことも時に大事になります。

ハードルを上げる方法として、以下手法がよく使われます:
(1)有料にする(収益化が目的ではないので、1000円程度でも十分効果があります)
(2)イベント登録時の入力項目を増やす(採用系イベントであれば、興味がある分野について必須で記載いただくなど)

13.参加者の熱量をキープする
無事、ターゲット層の方々にイベント登録してもらった後も、気は抜けません。特にイベント当日まで数週間ほど期間がある場合は、何もしないと時と共に参加者のモチベーションは右肩下がりになり、当日の参加率に大きく影響するので、それを緩和するためのテコ入れをしていくことが重要です。

イベントのFacebookグループを作っている場合は、そこで当日まで定期的にイベント登壇者やイベントテーマに関する情報をブログ等で発信したり、参加者全員に対して当日の予告編や、チラ見情報などを発信することで、興味関心の低下を緩和することができます。

◆イベント当日
14.圧倒的体調管理
基礎にして、最も大事なことです。イベント責任者がイベント当日にいなくてもしっかり回る形にしておくことが重要ですが、イベントについて最も深く理解しているイベント責任者が当日いることで、当日臨機応変にイベント内容を調整してより良い場を作り出すことができるので、当日その場にいることは極めて重要です。特に風邪が流行る時期などは、マスク、手洗い、睡眠確保等、徹底して健康管理をすることをお勧めします。

*かくいう僕も、インフルエンザでイベント当日参加できず、急遽他のメンバーで乗り切ってもらったことがあります。。。健康管理大事!

15.挨拶除き、イベント責任者は基何もやらない前提にしておく
イベント責任者はイベントの総司令官として、当日は挨拶等を除き、基本的には手が空くようにしておくことが重要です。当日突発的なハプニングが発生してその場で判断を求められることもよくありますし、ハプニング等がなくても、イベントの趣旨や詳細を一番把握している立場として、当日の状況を踏まえて臨機応変にイベント内容を調整し、よりレバレッジを効かせられる場を作り出すこともできるからです。

参考までにイベントに必要となる最低限のスタッフ数ですが、イベント形式によって大きく異なってきますが、50-60名規模でパネルディスカッションと懇親会という形であれば、受付兼質疑応答マイク2-3名、タイムキーパー1名、司会兼PC操作1名、総責任者1名の5-6名。動画撮影をする場合はこれに1名追加となります。途中でレイアウトの変更があったり、会場が広かったり、途中で食事が多く出る場合は、さらに多くの人が必要になります。

◆イベント実施後
16.イベントはスタート。参加者とのリレーションをしっかり築く。
上記でも述べましたが、イベント当日の全体に占める割合は、1割以下です。そして、特にイベント後のフォローは、イベントをやり終えた達成感や高揚感のため、ないがしろにされやすいですが、ここをしっかりできるかが、イベント成功の合否を左右します。
イベントを通じて解決次第課題内容を踏まえ、どのようなフォローをすべきかを事前に考え、イベント後早々に実行していくことが重要です。

イベントフォローの例:
(1)参加者全員に、お礼の連絡(可能であれば、当日投影した資料なども共有)
(2)参加者の中で、特に良い方がいた場合、個別でメッセージを送り、繋がる
(3)特に良かった方については、より少人数で密度の高いイベントや飲み会に呼ぶなどして、関係性を強める
(4)(本人了承を取った上で)今後その方が興味を持ちそうなイベントや関連情報などを定期的にメーリングリストなどでアップデートする

17.イベント後、参加者・関係者のフィードバックを即もらう
企画者にとってのイベントは、PMにとってのプロダクトのように我が子のようなものなので、可愛く見えてしまいがちです。特に、目に見える大きな失敗等がなく無事イベントが終了し、何人かから感謝の言葉をかけてもらったりしていると、全てがうまくいったかのように錯覚してしまいます。

どんなイベントでも、常に改善の余地はあるので、イベント終了後出来るだけ早いタイミングで、1.イベント参加者、2.関係者の双方からフィードバックをもらうことが大事です。

フィードバックの取り方ですが、1.オンラインサーベイに加え、2.対面ヒアリングも実施できると良いです。1.オンラインサーベイは、広く多くの方々から意見をもらえるので、全体としての満足度について把握できるのに対し、2.対面ヒアリングでは少数ながらもより突っ込んだ示唆やアドバイスをもらえることが多いので、次の施策を考える際に大きなヒントとなります。オンラインサーベイはイベント前に用意し、終了後即参加者全員にお礼も兼ねてメールするのがオススメです。また、オンラインサーベイは、Survey Monkey、Google Formなどで簡単に作れます。

◆その他
18.普段から様々なイベントに参加し、教師・反面教師として学ぶ
より良いイベントを企画のアイディアを得るために、普段からアンテナを高くしておくこともい大事です。企画内容、イベントページ、告知方法、当日の運営、その後のフォロー、メディアとの連携など、イケてるイベントからは学べることが山とあるので、良いイベントにたくさん出て学ぶことをオススメします!

スタートアップ界隈だと、特にSmartHRさん、SORAさん、FastGrowさん、PR Tableさん、TechPlayさん、Incubate Fundさん などが、数多く面白いイベントを企画されているので、いつも勉強させてもらっています。ぜひ、それぞれのイベントをフォローしてみてください。

イベント参加については、仮にハズレな内容だったとしても、反面教師として学べることもかなり多いので、とにかく多くのイベントに足を運んで見ることが大事だと思います。


以上、少し長くなりましたが、Coral Capitalで採用系イベントを実施する際に、心がけている点でした。

冒頭でも書きましたが、僕もまだまだ勉強途中で、課題も山とあるので、フィードバックやアドバイス等あれば、ぜひ @tsuda_ryo までご連絡ください!コラボイベント、コラボ企画も大歓迎なので、ご連絡いただけると嬉しいです。一緒に日本のスタートアップを盛り上げていきましょう!

そして、Coral Capitalでは Manifesto に共感して一緒に挑戦する仲間を募集しているので、ご興味ある方はこちらから、ぜひご連絡ください。

さらに、Coral Capitalでは投資先スタートアップの最新情報、限定イベントの情報のメーリングリストでの定期発信や、投資先との交流機会の提供をするコミュニティ Coral Community を立ち上げました!詳しくは下記から。

イベント運営チームビルディング採用プロセス

津田 遼

Talent Manager @ Coral Capital

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